At skifte rengøringsfirma behøver ikke være besværligt. Med en god plan kan I gå fra den gamle til den nye leverandør uden huller i rengøringen og uden uklarhed om nøgler, adgang og ansvar. Nogle virksomheder bliver hos en leverandør, de ikke er tilfredse med, fordi skiftet virker uoverskueligt. Her er processen trin for trin.
Trin 1: Gør jer klart, hvorfor I vil skifte
Start med at skrive ned, hvad der ikke fungerer i dag. Det gør det lettere at stille de rigtige krav til den nye leverandør. Typiske årsager er:
- Svingende kvalitet fra uge til uge
- Mange udskiftninger i personalet
- Svært at få fat i en kontaktperson
- Manglende opfølgning på klager
- Uklare aftaler om, hvad der er inkluderet
- Pris, der ikke hænger sammen med det, I får
Listen bliver jeres kravspecifikation i miniformat. Den hjælper også, når I skal vurdere tilbud.
Trin 2: Læs jeres nuværende kontrakt
Find kontrakten frem, før I gør noget andet. Kig især efter:
- Opsigelsesvarsel. Hvor lang tid før skal I opsige?
- Opsigelsesform. Skal opsigelsen være skriftlig, og til hvem?
- Binding. Er der en uopsigelighedsperiode eller en fast slutdato?
- Udstyr og materialer. Hvem ejer dispensere, maskiner og inventaret i rengøringsrummet?
- Nøgler og adgangskort. Hvordan skal de afleveres?
Når I kender varslet, kan I regne baglæns og lægge en realistisk tidsplan.
Trin 3: Indhent tilbud, før I opsiger
Det er klogt at have en ny aftale på plads, før I opsiger den gamle. Så undgår I en periode uden rengøring. Indhent gerne tilbud fra flere firmaer, og bed om:
- En besigtigelse af jeres lokaler
- En beskrivelse af opgaver, frekvens og kvalitetsniveau
- En skriftlig pris for den faste rengøring
- Oplysninger om kvalitetskontrol, overenskomst og certificeringer
- En plan for opstart
Besigtigelsen
Ved besigtigelsen går I bygningen igennem sammen med leverandøren. Vis alle rum, også de rum, der sjældent bliver brugt. Fortæl om særlige behov, fx et køkken med stor belastning, et showroom eller rum med følsomt udstyr. Jo bedre besigtigelsen er, jo mere præcist bliver tilbuddet.
Trin 4: Opsig den nuværende aftale
Opsig skriftligt og i god tid, og bed om en bekræftelse. Angiv den præcise sidste dag for rengøringen. Det gør overdragelsen enklere for alle parter.
Vær opmærksom på, at det nuværende rengøringspersonale kan blive påvirket af skiftet. En saglig og venlig dialog gør den sidste periode lettere.
Trin 5: Planlæg overgangen
Den vigtigste del af et skift er overgangen. Her er der risiko for, at noget falder mellem to stole.
Timing
Vælg en startdato, der passer med opsigelsen, så der ikke opstår et hul. Undgå om muligt at starte i en periode med særlig travlhed, fx lige før en stor begivenhed i virksomheden.
Overlap eller grundrengøring
I nogle tilfælde giver det mening med en kort overlapsperiode eller en grundrengøring ved opstart. Det gælder især, hvis rengøringen har været mangelfuld i en periode. En grundrengøring giver et rent udgangspunkt, så den faste rengøring kan holde niveauet fra første dag.
Nøgler og adgang
Lav en oversigt over alle nøgler, adgangskort, alarmkoder og nøglebokse. Sørg for at:
- få alle nøgler og kort retur fra den tidligere leverandør
- spærre gamle adgangskort og skifte alarmkoder
- udlevere nye nøgler og kort mod kvittering
- aftale, hvem der må låse sig ind, og på hvilke tidspunkter
Udstyr og forbrugsstoffer
Afklar, hvem der leverer dispensere, rengøringsmidler, toiletpapir, håndsæbe og affaldsposer. Står der udstyr fra den gamle leverandør, skal det fjernes, og nyt skal sættes op, før første rengøring.
Trin 6: Opstart med den nye leverandør
En god opstart handler om forventningsafstemning. Aftal et opstartsmøde, hvor I gennemgår:
- Rengøringsplanen med opgaver og frekvenser
- Kvalitetsniveauer for de forskellige områder
- Kontaktpersoner hos begge parter
- Hvordan I melder fejl og ønsker ind
- Hvornår den første kvalitetskontrol finder sted
Informér også jeres medarbejdere om skiftet. Fortæl, hvornår rengøringen foregår, og hvem de kan kontakte, hvis noget ikke er i orden.
Trin 7: Evaluér efter de første uger
De første uger viser, om aftalen fungerer i praksis. Hold et opfølgningsmøde efter en kort periode og igen efter nogle måneder.
| Tidspunkt | Hvad I bør gennemgå |
|---|---|
| Efter første uge | Er alle områder dækket? Er nøgler og adgang i orden? |
| Efter første måned | Lever kvaliteten op til aftalen? Er der gentagne fejl? |
| Efter et kvartal | Første samlede evaluering med kvalitetsrapporter og justering af planen |
| Løbende | Faste kvalitetsmålinger og møder efter behov |
Brug kvalitetsrapporter efter DS/INSTA 800 som fælles grundlag. Så taler I om målte resultater og ikke kun om fornemmelser.
Typiske faldgruber ved skift
- Opsigelse før ny aftale. Det kan give en periode helt uden rengøring.
- Uklar slutdato. Hvis den sidste rengøringsdag ikke er aftalt, kan der opstå tvivl om ansvaret.
- Glemte nøgler og koder. Et adgangskort, der ikke bliver spærret, er en sikkerhedsrisiko.
- Ingen forventningsafstemning. Den nye leverandør kender ikke de uskrevne aftaler, I havde med den gamle.
- For hurtig konklusion. De første dage kan være præget af indkøring. Vurdér kvaliteten over et par uger.
Tjekliste: skift af rengøringsfirma
- Årsager til skiftet er skrevet ned
- Kontrakt, opsigelsesvarsel og binding er tjekket
- Besigtigelse og tilbud fra nye leverandører
- Ny aftale er underskrevet
- Skriftlig opsigelse er sendt og bekræftet
- Startdato og eventuel grundrengøring er aftalt
- Nøgler, kort og koder er overdraget og ændret
- Udstyr og forbrugsstoffer er afklaret
- Opstartsmøde er holdt
- Medarbejderne er informeret
- Evalueringsmøder er sat i kalenderen
Skift til os
Vi tager os af skiftet fra det første besøg til den første kvalitetsmåling. Besøget er gratis, og bagefter får I et tilbud med skriftlig pris og en plan for opstarten, så der ikke opstår huller. Vi starter hurtigt op med et fast team, og I har jeres faste kontaktperson fra vores drift. Kontakt os eller læs mere om erhvervsrengøring.
