En rengøringsplan for kontoret beskriver, hvad der skal gøres rent, hvor ofte og til hvilket niveau. Den gør det tydeligt for både jer og rengøringspersonalet, hvad der er aftalt. Uden en plan bliver rengøringen let tilfældig: Nogle opgaver bliver gjort for ofte, andre bliver glemt. Nedenfor bygger vi en plan op efter zoner og frekvenser, og I får en skabelon, I kan tage udgangspunkt i.
Hvorfor en rengøringsplan?
En god plan giver flere fordele:
- Klare forventninger. Alle ved, hvad der er inkluderet.
- Bedre brug af tiden. Ressourcerne bruges, hvor behovet er størst.
- Lettere opfølgning. I kan tjekke, om opgaverne er udført.
- Kontinuitet. Planen gør det lettere at holde niveauet, også ved ferie og sygdom.
- Grundlag for tilbud. En plan gør det enklere at indhente og sammenligne tilbud.
Trin 1: Opdel kontoret i zoner
Start med at dele kontoret op i zoner efter, hvordan rummene bruges. Rum med samme brug har typisk samme behov. En typisk opdeling ser sådan ud:
| Zone | Eksempler på rum | Typisk belastning |
|---|---|---|
| Sanitære rum | Toiletter, bad, omklædning | Høj, hygiejnekritisk |
| Køkken og kantine | Tekøkken, frokoststue, kantine | Høj, fødevarer og spild |
| Indgang og reception | Indgangsparti, reception, venteområde | Høj trafik, første indtryk |
| Arbejdsområder | Kontorer, kontorlandskab | 3 |
| Mødelokaler | Mødelokaler, kursuslokaler | Svingende efter booking |
| Gange og trapper | Gangarealer, trapper, elevatorer | Middel til høj trafik |
| Øvrige rum | Kopirum, arkiv, depot, teknikrum | Lav |
Trin 2: Fastlæg opgaver i hver zone
Skriv de konkrete opgaver ned for hver zone. Vær præcis. “Rengør toilet” er mindre klart end “rengør toiletkumme, sæde og skyl; aftør håndvask, armatur og spejl; fyld papir og sæbe op; tøm affald; vask gulv”.
Typiske opgaver i sanitære rum
- Rengøring af toiletter, urinaler og håndvaske
- Aftørring af spejle, armaturer og dispensere
- Opfyldning af toiletpapir, håndklædeark og sæbe
- Tømning af affald
- Gulvvask
- Aftørring af kontaktpunkter som håndtag og kontakter
Typiske opgaver i køkkener
- Aftørring af borde, køkkenbord og håndvask
- Aftørring af fronter på køleskab, opvaskemaskine og kaffemaskine
- Tømning af affald og sortering
- Gulvvask
Typiske opgaver i arbejdsområder
- Støvsugning eller gulvvask
- Aftørring af ryddede skriveborde
- Tømning af papirkurve
- Aftørring af kontaktpunkter
- Fjernelse af fingeraftryk på glas og døre
Trin 3: Vælg frekvenser
Frekvensen er det sted, hvor I har størst indflydelse på både kvalitet og økonomi. Tænk over, hvor mange mennesker der bruger rummene, og hvor synlige eller hygiejnekritiske de er.
Almindelige frekvenser:
- Dagligt: Hver arbejdsdag
- Flere gange om ugen: Fx to eller tre gange
- Ugentligt
- Hver anden uge
- Månedligt
- Periodisk: Kvartalsvis, halvårligt eller årligt, fx hovedrengøring og gulvbehandling
Skabelon: rengøringsplan for kontoret
Her er en skabelon med eksempler. Tilpas zoner, opgaver og frekvenser til jeres egne forhold.
| Zone | Opgave | Frekvens | Kvalitetsniveau (DS/INSTA 800) |
|---|---|---|---|
| Toiletter | Sanitet, spejle, kontaktpunkter, opfyldning, gulv | Dagligt | 4 |
| Tekøkken | Borde, vask, fronter, affald, gulv | Dagligt | 4 |
| Reception | Gulv, skranke, glasdøre, møbler | Dagligt | 4 |
| Kontorlandskab | Gulv, papirkurve, ryddede borde | 2–3 gange om ugen | 3 |
| Enkeltkontorer | Gulv, papirkurve, ryddede borde | Ugentligt | 3 |
| Mødelokaler | Borde, stole, whiteboard, gulv | Efter brug eller 2–3 gange om ugen | 3 |
| Gange og trapper | Gulv, gelændere, kontaktpunkter | 2–3 gange om ugen | 3 |
| Kopirum og depot | Gulv, overflader | Hver anden uge | 2 |
| Hele kontoret | Høje flader, lamper, radiatorer | Månedligt | 3 |
| Hele kontoret | Hovedrengøring | Årligt | Efter aftale |
Niveauerne i skabelonen er vejledende eksempler på DS/INSTA 800’s skala fra 1 til 5. I standarden sættes niveauet for hver objektgruppe (loft, vægge, inventar og gulv), så I kan gøre det endnu mere præcist i jeres egen plan. Læs mere i guiden til DS/INSTA 800.
Trin 4: Fordel ansvaret
En rengøringsplan bør også beskrive, hvad medarbejderne selv står for. Det kan fx være:
- At rydde skriveborde, så de kan aftørres
- At sætte service i opvaskemaskinen
- At tømme køleskabet for gamle madvarer
- At give besked om spild eller skader
Når ansvaret er tydeligt, undgår I diskussioner om, hvem der skulle have gjort hvad.
Trin 5: Tag højde for sæsoner og ændringer
En plan er ikke statisk. Overvej at justere den:
- Vinter: Mere snavs og vand fra fodtøj kræver ekstra fokus på indgange og måtter.
- Sygdomsperioder: Hyppigere aftørring af kontaktpunkter.
- Ferier: Lavere belastning kan give mulighed for periodiske opgaver.
- Ændret brug: Flere hjemmearbejdsdage eller nye mødelokaler ændrer behovet.
Trin 6: Følg op
Planen skal følges op, ellers mister den sin værdi. Brug:
- Faste kvalitetskontroller efter DS/INSTA 800
- Korte statusmøder med rengøringsfirmaet
- En enkel måde for medarbejderne at melde fejl og ønsker ind
Justér planen, når kontrollerne viser et mønster. Hvis de samme fejl går igen i et område, er frekvensen eller opgavebeskrivelsen måske ikke den rigtige.
Eksempel: et mindre kontor
Forestil jer et kontor med et kontorlandskab, to mødelokaler, et tekøkken, to toiletter og en lille reception. Medarbejderne er på kontoret de fleste dage, men flere arbejder hjemme om fredagen.
En fornuftig plan kunne se sådan ud:
- Toiletter og tekøkken rengøres hver arbejdsdag, fordi de bruges af alle og er hygiejnekritiske.
- Reception og indgang rengøres hver arbejdsdag i vinterhalvåret og lidt sjældnere om sommeren.
- Kontorlandskab og mødelokaler rengøres tre gange om ugen, med fokus på dagene med flest medarbejdere.
- Høje flader og radiatorer tages én gang om måneden.
- Hovedrengøring og gulvbehandling planlægges i sommerferien.
Eksemplet viser, hvordan en differentieret plan bruger tiden der, hvor den gør mest gavn.
Typiske fejl i rengøringsplaner
- For generelle opgavebeskrivelser, der kan forstås på flere måder
- Samme frekvens overalt, uanset belastning
- Manglende periodiske opgaver, så høje flader og radiatorer bliver glemt
- Ingen opfølgning, så planen ikke bliver justeret
- Uklart ansvar mellem medarbejdere og rengøringspersonale
Hjælp til jeres plan
Vi laver gerne planen sammen med jer, når vi kommer gratis ud og ser kontoret. Den bygger på jeres zoner, belastning og ønsker og bliver grundlaget for et tilbud med skriftlig pris. Når vi er i gang, viser vores kvalitetsrapporter, hvor planen skal justeres. Kontakt os eller læs mere om kontorrengøring.
