Facility service med én fast kontakt til det hele.

Offentlige facility-aftaler giver et godt billede af, hvad der normalt hører med. Bygningsstyrelsens servicekatalog beskriver for eksempel rengøring med en række underydelser, vinduespolering, affaldshåndtering, pleje af udendørsarealer efter et årshjul og intern service.

Kataloget er et eksempel, ikke en skabelon. Det viser dog, hvordan opgaverne kan beskrives, så det er tydeligt, hvad der er fast, og hvad der bestilles efter behov. Den tankegang bruger vi også, når vi beskriver en samlet aftale for jer. Vi leverer ikke alle ydelserne i kataloget, og vi skriver kun det med, vi selv udfører.

Kilde: Bygningsstyrelsen: Servicekatalog SFM bølge 2 (2022)

Når flere firmaer deler en bygning, opstår problemerne sjældent midt i en opgave. De opstår i overgangene, hvor to aftaler slutter hver sit sted, og ingen har skrevet det sidste stykke ned. Her er nogle af de steder, vi oftest ser det.

• Indgangen om vinteren: snerydningen salter trappen, men ingen har ansvaret for saltet, der bliver trukket ind på gulvet
• Affaldet: rengøringen tømmer spandene indenfor, men hvem bringer posen ud til containeren, og hvem holder området rent?
• Vinduerne: vinduespudseren tager glasset, men vindueskarmen og glasdøren indenfor falder imellem
• Gulvbehandlingen: den skal ligge, når lokalet er tomt, men rengøringen er ikke informeret og kommer samme aften
• Arrangementer: ekstra rengøring bestilles, men ingen har sørget for, at der er papir og sæbe nok

En god facility-aftale starter med en kortlægning af, hvad der sker i bygningen i dag. Vi går den igennem med jer, både inde og ude, og ser på de aftaler og leverandører, I allerede har.

Derefter beskriver vi opgaverne pr. område: hvad der skal gøres, hvor ofte, og hvilket niveau der forventes. Overgangene til andre leverandører skrives ind, så det er tydeligt, hvor vores opgave stopper. Har I en leverandør, I er glade for, bliver den ved med at have sin del, og vi planlægger vores opgaver efter den.

Til sidst skilles det faste fra det variable. Faste opgaver har en skriftlig pris. Opgaver efter behov bestilles løbende og står for sig, så I kan følge med i, hvad der er bestilt ud over aftalen.

Med en samlet aftale har I jeres faste kontaktperson fra vores drift. Det er den person, I ringer til, uanset om det gælder rengøringen, sneen eller en ekstraopgave, og som sørger for, at opgaven kommer videre til de rigtige folk.

Kontaktpersonen er også den, der samler op på kvaliteten. Ved opfølgningsmøderne gennemgår I alle dele af aftalen på én gang i stedet for at holde separate møder med flere leverandører. Det giver et samlet billede af, hvordan driften går, og hvor der skal justeres.

Fordelen er, at kontaktpersonen ser bygningen som en helhed. Er der saltet meget i en uge, kan der lægges en ekstra tur på indgangen. Står et lokale tomt efter en flytning, kan gulvbehandlingen rykkes frem. Den slags koordinering er svær, når opgaverne ligger hos flere firmaer.

Det giver mest mening, når I har flere leverandører i samme bygning og bruger tid på at koordinere dem, eller når I oplever, at opgaver falder mellem to stole. Det gælder også, når I ønsker færre fakturaer og én samlet oversigt over driften.

Har I kun brug for rengøring, eller har I et internt driftsteam, der allerede styrer de øvrige opgaver godt, er der mindre at hente. Så kan en ren rengøringsaftale være det rigtige, og den kan udvides senere, hvis behovet ændrer sig.

Rengøringen måles efter DS/INSTA 800 med stikprøvekontroller, og I får kvalitetsrapporter med en konkret score. Er scoren for lav, retter vi op uden at vente på jer.

For de opgaver, der ikke kan måles på samme måde, bruger vi andre former for dokumentation. Snerydning og saltning kan dokumenteres med billeder, og det samme gælder kvalitetskontrol af udvalgte områder. Hvordan de enkelte dele følges op, aftaler vi med jer og gennemgår på opfølgningsmøder.

Sjældent udløber alle aftaler på samme dag. Derfor lægger vi overgangen i etaper, der følger jeres nuværende kontrakter. Rengøringen starter typisk først, og de øvrige dele kommer til, efterhånden som de gamle aftaler udløber.

Før hver del starter, gennemgår vi området med jer og aftaler, hvad der skal overdrages: nøgler, adgangskort, oversigter over arealer og eventuelle særlige ønsker. Vinterberedskabet er en undtagelse, for det skal være på plads, før sæsonen begynder, uanset hvornår resten af aftalen starter.