Udbud af rengøring er en fast opgave for mange offentlige indkøbere. Rengøringen påvirker indeklima, hygiejne og bygningernes levetid, og den mærkes af både medarbejdere, borgere og børn hver dag. Et godt udbud giver en kontrakt, der er let at følge op på, og en leverandør, der ved præcis, hvad der forventes. Nedenfor følger de vigtigste trin i forberedelsen. Guiden er generel og erstatter ikke juridisk rådgivning om det konkrete udbud.
Start med behovsafdækningen
Det meste af arbejdet ligger før selve udbuddet. Jo bedre I kender jeres behov, jo mere præcise tilbud får I.
Kortlæg bygningerne
Lav en oversigt over de bygninger og arealer, der skal med. For hver bygning bør I kende:
- Bruttoareal og rengøringsareal
- Rumtyper (kontorer, klasselokaler, toiletter, køkkener, gangarealer, specialrum)
- Gulvtyper
- Åbningstider og brugsmønstre
- Særlige forhold, fx sundhedsfaglige funktioner eller fødevarehåndtering
Opdaterede tegninger og arealopgørelser gør det lettere for tilbudsgiverne at regne rigtigt. Fejl i arealerne kan let give uenighed senere i kontraktperioden.
Inddrag brugerne
Tal med de mennesker, der bruger bygningerne: ledere, pædagoger, lærere, plejepersonale og servicemedarbejdere. De ved, hvor det er svært at holde rent, og hvornår rengøringen forstyrrer driften mindst.
Afgræns ydelserne
Beslut, hvad der hører under den faste rengøring, og hvad der er tillægsydelser. Typiske tillægsydelser er vinduespolering, gulvbehandling, hovedrengøring og ekstra rengøring ved arrangementer. Klare grænser gør det lettere at sammenligne tilbud og at styre økonomien undervejs.
Fastlæg kvalitetsniveauet med DS/INSTA 800
DS/INSTA 800 er den udbredte standard til at beskrive og måle rengøringskvalitet i Danmark. Standarden gør det muligt at aftale et kvalitetsniveau for hvert rum eller hver rumgruppe og at kontrollere det på en ensartet måde.
Fordele ved at bruge standarden i et udbud:
- Fælles sprog. Ordregiver og leverandør forstår kravene på samme måde.
- Målbarhed. Kvaliteten kan kontrolleres med stikprøver efter en fast metode.
- Fleksibilitet. I kan vælge højere niveau, hvor hygiejnen er afgørende, og lavere niveau, hvor det giver mening.
Det kan være en god idé at differentiere. Toiletter, puslerum og køkkener kræver typisk et højere niveau end depoter og teknikrum.
Skriv kravspecifikationen
Kravspecifikationen er kernen i udbudsmaterialet. Der findes to grundlæggende tilgange, og mange udbud kombinerer dem.
| Tilgang | Kendetegn | Fordele | Ulemper |
|---|---|---|---|
| Frekvensbaseret | I beskriver opgaverne, og hvor ofte de udføres | Let at kontrollere, om opgaven er udført | Giver mindre plads til leverandørens faglige vurdering |
| Kvalitetsbaseret | I beskriver det resultat, der skal opnås, fx et kvalitetsniveau | Fokus på resultatet, plads til gode metoder | Kræver systematisk kvalitetsmåling |
Uanset tilgang bør kravspecifikationen omfatte:
- Bygnings- og rumoversigt med arealer
- Kvalitetsniveauer eller frekvenser pr. rumtype
- Krav til tidspunkter for rengøring
- Krav til rengøringsmidler, fx miljømærkede produkter
- Krav til dokumentation og kvalitetskontrol
- Krav til kontaktpersoner og kommunikation
- Krav til håndtering af nøgler og adgang
- Procedurer ved fejl, mangler og klager
Skriv konkret og undgå formuleringer, der kan forstås på flere måder. “Rengøres efter behov” er et eksempel på en formulering, der ofte skaber uenighed.
Planlæg besigtigelsen
En besigtigelse giver tilbudsgiverne mulighed for at se bygningerne og stille spørgsmål. Det giver mere præcise tilbud og færre forbehold. Overvej at:
- tilbyde besigtigelse af alle eller repræsentative bygninger
- tilbyde samme besigtigelse til alle interesserede, så ligebehandlingen sikres
- offentliggøre spørgsmål og svar til alle tilbudsgivere
Vælg evalueringskriterier
Valget af tildelingskriterium har stor betydning for resultatet. Mange ordregivere vælger at vurdere det bedste forhold mellem pris og kvalitet i stedet for alene laveste pris.
Kvalitative underkriterier kan fx handle om:
- Opstart og implementering. Hvordan sikrer leverandøren en tryg overgang?
- Kvalitetssikring. Hvordan måles og dokumenteres kvaliteten, og hvordan rettes fejl?
- Organisering. Hvem er kontaktpersoner, og hvordan ledes medarbejderne?
- Bemanding og tidsforbrug. Er der afsat realistisk tid til opgaven?
- Miljø. Produkter, dosering og transport.
Beskriv tydeligt, hvordan I vurderer besvarelserne. Det gør det lettere for tilbudsgiverne at skrive relevante svar og for jer at begrunde tildelingen.
Pas på unormalt lave tilbud
Rengøring er et arbejdsintensivt område. Et tilbud med meget få timer kan være et tegn på, at opgaven er underprissat, og det kan føre til lav kvalitet eller pres på medarbejdernes vilkår. Ved udbud efter udbudsloven gælder, at forekommer et tilbud unormalt lavt, skal ordregiveren bede tilbudsgiveren redegøre for priserne og omkostningerne, jf. udbudslovens § 169. Tilbuddet kan først afvises, hvis redegørelsen ikke kan forklare prisen. Beskriv gerne på forhånd, hvordan I vil vurdere tidsforbruget.
Sociale klausuler og arbejdsklausuler
Offentlige ordregivere bruger ofte klausuler til at sikre ordentlige forhold for de medarbejdere, der udfører opgaven. Det kan være:
- Arbejdsklausuler, der stiller krav om løn- og arbejdsvilkår på niveau med de gældende overenskomster på området
- Sociale klausuler, fx krav om praktik- eller jobpladser til ledige eller personer på kanten af arbejdsmarkedet
- Krav om dokumentation, fx lønsedler, ansættelseskontrakter eller tredjepartscertificering
Statslige myndigheder skal bruge arbejdsklausuler i alle kontrakter om tjenesteydelser, uanset størrelse. For kommuner og regioner er det en henstilling: De opfordres til at bruge dem i bygge- og anlægskontrakter og i øvrige kontrakter, hvor det er hensigtsmæssigt. Begge dele står i cirkulæret om arbejdsklausuler.
Sørg for, at klausulerne er tydelige, kan kontrolleres og står i rimeligt forhold til opgaven. Servicenormen kan bruges som en del af dokumentationen for ordentlige forhold. Afklar de juridiske rammer med jeres udbudsjurist.
Kontraktopfølgning
En kontrakt er kun så god som opfølgningen. Planlæg opfølgningen allerede i udbudsmaterialet.
Kvalitetsmålinger
Aftal, hvor ofte kvaliteten skal måles, hvem der måler, og hvordan resultaterne rapporteres. Fælles kontroller, hvor ordregiver og leverandør går rundt sammen, gør det lettere at blive enige om resultatet.
Statusmøder
Faste møder mellem kontraktansvarlig og leverandør giver mulighed for at tage problemer op, før de vokser. Inddrag gerne de lokale brugere.
Konsekvenser ved mangler
Beskriv, hvad der sker, hvis kvaliteten ikke lever op til kravene. Det kan være krav om afhjælpning inden en frist, og i gentagne tilfælde bod eller andre sanktioner. Gør det tydeligt og proportionalt.
Tjekliste til udbuddet
- Bygninger, arealer og rumtyper er kortlagt
- Brugerne er inddraget
- Fast rengøring og tillægsydelser er afgrænset
- Kvalitetsniveauer efter DS/INSTA 800 er fastlagt
- Kravspecifikationen er konkret og entydig
- Besigtigelse er planlagt og tilbudt alle
- Evalueringskriterier er beskrevet
- Arbejdsklausuler og eventuelle sociale klausuler er formuleret
- Plan for kontraktopfølgning er en del af materialet
Når vi byder
Vi har over 200 offentlige og kommunale kunder og leverer kvalitetsrapporter efter DS/INSTA 800, certifikat for Servicenormen og de erklæringer, et udbud typisk kræver. Vi er certificeret efter Servicenormen og har overenskomst gennem Dansk Industri. Er opgaven for lille til et udbud, kommer vi gerne gratis ud og ser bygningerne og sender et tilbud med skriftlig pris. Kontakt os eller læs mere om offentlig rengøring.
Kilder
- Retsinformation: Udbudsloven (LBK nr. 116 af 3. februar 2025)
- Retsinformation: Cirkulære om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter (nr. 9471 af 30. juni 2014)
